Dokumenten-Anonymisierung
Dokumente anonymisieren: Platzhalter statt Schwärzung
skai liest gescannte Akten als PDF Seite für Seite ein und ersetzt Namen, Anschriften, Geburtsdaten und weitere personenbezogene Angaben durch Platzhalter wie [Vorname] oder [Anschrift]. Unsichere Stellen prüfen Sie am Scan. Das Ergebnis laden Sie als PDF herunter, in dem die ersetzten Angaben aus dem Bild entfernt sind.
Ausgangslage
Warum Schwärzen von Hand nicht reicht
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Seite für Seite
Eine Akte mit Stift oder PDF-Werkzeug zu schwärzen, dauert. Bei jedem weiteren Empfänger beginnt es von vorn.
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Leicht übersehen
Handschriftliche Einträge, Formularfelder, Unterschriften und eingeklebte Fotos fallen beim Durchblättern leicht durch.
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Nur verdeckt
Ein schwarzer Balken über dem Text entfernt ihn nicht in jedem PDF. Darunter bleibt er oft weiter auslesbar.
Ablauf
Fünf Stationen je Akte
- 1
Übergeben
Das gescannte PDF hochladen und benennen.
- 2
Lesen
skai liest jede Seite ein und kennzeichnet Stellen, die es nur mit Zweifel entziffert hat.
- 3
Ersetzen
Der Lauf setzt die Platzhalter und kennzeichnet Angaben, bei denen unklar ist, ob sie ersetzt werden müssen.
- 4
Prüfen
Sie gehen am Scan die unsicheren Stellen durch, berichtigen gelesenen Text und entscheiden jede offene Angabe.
- 5
Abschließen
Das geprüfte Dokument wird unveränderlich. skai erzeugt die anonymisierte Fassung als PDF zum Herunterladen.
Ein Regelsatz für jede Akte
Was ersetzt wird und was lesbar bleibt
Wird ersetzt
Jede erkannte Angabe bekommt den Platzhalter ihrer Art. Ersetzt wird jeder Name einer Privatperson, egal wessen.
- [Vorname]
- [Nachname]
- [Geburtsdatum]
- [Geburtsort]
- [Anschrift]
- [Wohnort]
- [Telefonnummer]
- [E-Mail-Adresse]
- [Aktenzeichen]
- [Versicherungsnummer]
- [Steuer-ID]
- [Ausweisnummer]
- [Bankverbindung]
- [Kfz-Kennzeichen]
- [Arbeitgeber]
- [Unterschrift]
- [Religionszugehörigkeit]
- [Datum]
- [Kundennummer]
- [Bild]
Bleibt lesbar
Damit die Akte verständlich bleibt, ersetzt skai diese Angaben bewusst nicht.
- Behörde und Sachgebiete
- Amtliche Funktionen
- Rechtsgrundlagen
- Juristische Personen
- Verfahrensdaten
- Beträge
- Staatsangehörigkeit
- Familienstand
Im Detail
Gebaut für echte Akten
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Platzhalter statt Pseudonym
Ein Platzhalter nennt nur die Art der Angabe. Aus „Anna Weber“ wird keine über die Akte hinweg wiedererkennbare „Person A“.
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Handschrift und Formulare
Handschrift wird wie Druck behandelt. In Formularen bewertet skai den Feldwert zusammen mit seiner Beschriftung und ersetzt nur den Wert.
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Bilder und Unterschriften
Bilder werden als Ganzes abgedeckt, Unterschriften werden zu [Unterschrift]. Im fertigen PDF sind die Angaben entfernt, nicht nur verdeckt.
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Nur Sie sehen Ihre Akten
Übergebene Dokumente gehen nicht in eine Wissensbasis ein. Andere Mitglieder Ihrer Organisation, auch Administratoren, sehen sie nicht.
Fragen stellen, ohne Personendaten preiszugeben
Für Fragen an die KI gibt es den pseudonymisierten Chat: skai ersetzt Name, Anschrift und Nummern durch Platzhalter, bevor die Frage das KI-Modell erreicht.
Video: Der pseudonymisierte ChatHäufige Fragen zur Anonymisierung
Welche Dateien kann ich übergeben?
Gescannte Dokumente als PDF. Andere Formate wie Word nimmt die Anonymisierung nicht an; exportieren oder scannen Sie die Akte vorher als PDF.
Welche Angaben werden ersetzt?
Unter anderem Vor- und Nachname, Geburtsdatum und -ort, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Aktenzeichen, Versicherungs-, Steuer- und Ausweisnummer, Bankverbindung, Kfz-Kennzeichen, Arbeitgeber, Unterschrift und Bilder. Fehlt eine Art, legen Sie einen eigenen Platzhalter an; skai durchsucht die Akte dann nach weiteren Fundstellen.
Warum steht der Name der Behörde noch im Dokument?
Das ist so gewollt. Behörde, Sachgebiete, amtliche Funktionen, Rechtsgrundlagen, juristische Personen, Verfahrensdaten und Beträge bleiben lesbar, damit die Akte verständlich bleibt.
Sind die Angaben im fertigen PDF entfernt oder nur verdeckt?
Entfernt. In jeder Box mit ersetzter Angabe ist der Scan übermalt und der anonymisierte Text darübergelegt, abgedeckte Bilder sind schwarz.
Wer sieht meine übergebenen Dokumente?
Nur Sie. Andere Mitglieder Ihrer Organisation, auch Administratoren, sehen Ihre übergebenen Dokumente nicht.
Mein Lauf ist abgebrochen. Zahle ich doppelt?
Nein. Lässt sich der Lauf fortsetzen, beginnt er ab der letzten fertigen Seite; nur die neu gelesenen Seiten werden gegen Ihr Guthaben gebucht.
An einer Ihrer Akten ansehen
In einer unverbindlichen Demo zeigen wir die Anonymisierung und klären, welche Dokumente bei Ihnen anfallen.
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Stefan Henke
Geschäftsführung