Die Dokumenten-Anonymisierung

Funktionen · Länge 5:23

Eine gescannte Akte übergeben und personenbezogene Angaben durch Platzhalter ersetzen lassen: das Ergebnis am Scan prüfen, falsch Gelesenes berichtigen, unsichere Stellen entscheiden, selbst anonymisieren und das Dokument abschließen und als PDF exportieren.

Erst verstehen, dann klicken

Das Erklärvideo zu diesem Thema.

Was im Video gezeigt wird

Die Kapitel des Videos mit dem gesprochenen Text.

  1. Worum es geht

    Eine gescannte Akte soll das Haus verlassen, für eine Akteneinsicht, für ein Gremium, für eine andere Stelle. Vorher müssen die personenbezogenen Angaben heraus. skai liest die Akte Seite für Seite und ersetzt jede erkannte Angabe durch einen Platzhalter ihrer Art: aus einem Namen wird Nachname, aus einer Adresse Anschrift. Das ist keine Schwärzung und kein Deckname, sondern die Art der Angabe. Die Verarbeitung läuft auf den eigenen Servern, und nur Sie sehen die Dokumente, die Sie selbst übergeben haben.

  2. Den Bereich öffnen

    In der linken Seitenleiste finden Sie den Eintrag Anonymisierung. Er erscheint nur, wenn Ihre Nutzergruppe das Recht Dokumente anonymisieren hat. Die Übersicht zeigt Ihre eigenen Vorgänge. Rechts oben legen Sie mit Dokument übergeben einen neuen an.

  3. Die Akte übergeben

    Zuerst ein Name, unter dem Sie die Akte wiederfinden. Dann die Datei: angenommen werden nur PDF-Dateien, bis zur angezeigten Höchstgröße. Ein Klick auf Anlegen, und die Akte geht in die Verarbeitung. Sie können die Seite verlassen, der Fortschritt steht in der Liste.

  4. Die fünf Stationen

    Jede Akte durchläuft dieselben fünf Stationen. Übergeben. Lesen: skai entziffert jede Seite und kennzeichnet, was es nur mit Zweifel gelesen hat. Ersetzen: die Platzhalter werden gesetzt, und alles Unklare wird markiert. Prüfen: Sie entscheiden die offenen Stellen am Scan. Abschließen: die Fassung wird unveränderlich und lässt sich als PDF exportieren. In der Liste sehen Sie den Stand als Status, von Wird gelesen bis Abgeschlossen.

  5. Das Ergebnis

    Nach gut einer Minute ist die Seite fertig. Scan und gelesener Text liegen übereinander: Wo eine Angabe ersetzt wurde, steht der Platzhalter über dem Original. Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer. Beachten Sie, was stehen bleibt: die Staatsangehörigkeit, der Familienstand und alle Fragen und Beschriftungen des Formulars. Ersetzt wird, was auf eine Person zeigt, nicht der Vorgang selbst. Und der Platzhalter ersetzt immer nur den Wert, nie die Beschriftung des Felds.

  6. Was noch offen ist

    Rechts steht der Prüffortschritt. Er zählt die Stellen, die noch auf Ihre Entscheidung warten. Aufgeklappt sehen Sie, wie sie sich verteilen: nach Art der Angabe getrennt, dazu die Textstellen, die nicht eindeutig gelesen werden konnten.

  7. Falsch gelesen berichtigen

    Klicken Sie eine orange markierte Box an. Das ist eine uneindeutige Textstelle: Das Lesemodell hat diese Zeile im Scan nicht sicher entziffert. Über Original anzeigen sehen Sie, was dort wirklich steht. Sie berichtigen den gelesenen Text an Ort und Stelle und bestätigen mit Richtig. Damit ist die Stelle gelesen und abgehakt, und skai springt weiter zur nächsten offenen Stelle.

  8. Unsicheren Platzhalter entscheiden

    Die nächste Art von Stelle trägt die Kennzeichnung Unsicherer Platzhalter. skai hat hier eine personenbezogene Angabe vermutet, ist sich aber nicht sicher, ob sie ersetzt werden muss. Sie wählen die passende Art aus dem Katalog oder entscheiden Lesbar lassen, wenn die Angabe stehen bleiben soll. Anwenden übernimmt Ihre Entscheidung.

  9. Selbst anonymisieren

    Sie können auch selbst anonymisieren. Hier ist eine Angabe stehen geblieben, die der Lauf nicht ersetzt hat. Öffnen Sie die Box und wählen Sie im gelesenen Text genau die Wörter aus, die ersetzt werden sollen. Unter Auswahl zeigt skai den Ausschnitt, Sie wählen die passende Art und klicken auf Anonymisieren. Einen Platzhalter, den der Lauf selbst gesetzt hat, können Sie dagegen nicht entfernen, sondern nur lesbar lassen.

  10. Eigenen Platzhalter anlegen

    Passt für eine Angabe keine Art aus dem Katalog, legen Sie eine eigene an. Wählen Sie den Ausschnitt aus, klicken Sie auf das Plus, tragen Sie einen Namen ein und bestätigen Sie mit Anlegen. Die neue Art erweitert den Katalog dieser Akte. skai durchsucht danach das ganze Dokument nach weiteren Stellen derselben Angabe; solange dieser Durchgang läuft, ist Abschließen gesperrt.

  11. Abschließen und exportieren

    Ist jede Stelle geprüft, wird Abschließen aktiv. Die Rückfrage sagt deutlich, was das bedeutet: danach lässt sich das Dokument nicht mehr ändern. Der Vorgang trägt jetzt den Status Abgeschlossen mit Zeitpunkt, und über Export laden Sie die anonymisierte Fassung als PDF herunter. Brauchen Sie doch noch eine Änderung, öffnen Sie die Akte über Wieder öffnen.

  12. Was Sie wissen müssen

    Vier Dinge zum Mitnehmen. Ein Platzhalter nennt die Art der Angabe, keinen Decknamen und keine über die Akte hinweg wiedererkennbare Person A. Es gilt ein Regelsatz für jede Akte, keine Kategorie bleibt für einen einzelnen Empfänger lesbar. Was skai nicht sicher weiß, markiert es, und die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Und die Akte bleibt Ihr Vorgang: Sie geht in keine Wissensbasis ein, und nur Sie sehen sie.

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