Dokumente anonymisieren
Funktion im Video · Länge 0:42
Bewerbungen an die Fachabteilung, Unterlagen an den Betriebsrat, Dokumente an einen Dienstleister: Bevor sie weitergehen, muss alles Persönliche darin verschwinden. Von Hand ist das Zeile für Zeile und Seite für Seite Arbeit. Die Dokumenten-Anonymisierung nimmt Ihnen den Durchgang ab und legt Ihnen nur noch die Stellen vor, bei denen sie sich nicht sicher ist.
Platzhalter statt Schwärzungsbalken
Sie übergeben das Dokument als PDF. skai liest es Seite für Seite ein und ersetzt jede erkannte personenbezogene Angabe durch einen Platzhalter ihrer Art: [Vorname], [Anschrift], [Geburtsdatum], [Telefonnummer]. Statt einer schwarzen Fläche steht im Dokument also, was an dieser Stelle stand. Wer es später liest, versteht seinen Aufbau weiter.
Pseudonyme vergibt skai bewusst nicht: Aus einem Namen wird keine über das Dokument hinweg wiedererkennbare „Person A". Handschrift wird wie Druck behandelt, eine Unterschrift wird zu [Unterschrift], ein eingeklebtes Foto zu [Bild]. Die Verarbeitung läuft auf den eigenen Servern, ohne Cloud-Dienst, und ein übergebenes Dokument sehen nur Sie selbst – auch Administratoren nicht.
Was lesbar bleibt
Ein Regelsatz gilt für jedes Dokument, keine Kategorie bleibt für einen einzelnen Fall oder Empfänger lesbar. Ersetzt wird jeder Name einer Privatperson, gleich ob Bewerberin, Sachbearbeiterin, Ärztin oder Zeuge.
Lesbar bleiben dagegen Organisationen und Funktionen, Rechtsgrundlagen, juristische Personen, Verfahrensdaten, Beträge, Staatsangehörigkeit und Familienstand. Das Dokument bleibt damit als Vorgang nachvollziehbar, obwohl die Person darin nicht mehr steht.
Prüfen, abschließen, exportieren
Nach dem Lauf prüfen Sie nur die gekennzeichneten Stellen. Einen unsicheren Platzhalter entscheiden Sie über „Übernehmen" oder „Lesbar lassen". Eine Textstelle, die das Lesemodell nur mit Zweifel entziffert hat, berichtigen Sie im gelesenen Text und bestätigen sie mit „Richtig". Eine Angabe, die der Lauf übersehen hat, markieren Sie selbst und wählen ihre Art; passt keine aus dem Katalog, legen Sie eine eigene an – skai durchsucht das Dokument daraufhin erneut nach derselben Angabe.
Die Karte „Prüffortschritt" zählt mit, wie viele Stellen geprüft sind, und zeigt die Zahl auch je Platzhalter-Art. Ist alles entschieden, machen Sie die Fassung über „Abschließen" unveränderlich und exportieren sie als PDF.
Was im Video gesagt wird
Der gesprochene Text des Videos, Abschnitt für Abschnitt.
-
Diese Bewerbung geht weiter. An die Fachabteilung, an den Betriebsrat, ins Archiv.
-
Vorher muss alles Persönliche verschwinden. Bisher heißt das: Zeile für Zeile, Seite für Seite, von Hand.
-
Mit skai ziehen Sie das PDF einfach hinein. Gut eine Minute später steht über jeder erkannten Angabe ein Platzhalter.
-
Kein Schwärzungsbalken, sondern die Art der Angabe. Und Sie entscheiden nur noch das, was skai markiert hat.
-
Abschließen, exportieren, fertig. Aus dem Schwärzen von Hand wird ein kurzer Blick auf die offenen Stellen.
-
Die Dokumenten-Anonymisierung in skai. Mehr dazu auf unserer Website.
Die Funktion Schritt für Schritt
Das ausführliche Tutorial zeigt jeden Klick in der Anwendung.