Workflows
Funktion im Video · Länge 0:35
Manche Arbeit wiederholt sich jeden Tag in derselben Reihenfolge. Ein Workflow ist die Stelle, an der dieser Ablauf einmal aufgeschrieben wird: ein Auslöser als Startpunkt und danach beliebig viele Schritte, die nacheinander oder verzweigt arbeiten.
Woraus ein Workflow besteht
Jeder Workflow gehört zu genau einem Space und besteht aus genau einem Trigger sowie den Knoten dahinter. Die Knoten verarbeiten die Eingangsdaten Schritt für Schritt und können am Ende Aktionen in anderen Systemen ausführen – etwa einen Entwurf anlegen oder ein Dokument ablegen.
Angelegt wird ein Workflow über die Seitenleiste und „Neuer Workflow": Space wählen, Namen vergeben, leer starten oder eine vorhandene Workflow-Datei importieren. Er beginnt als Entwurf und wird erst mit dem Veröffentlichen scharf geschaltet. Anlegen, Bearbeiten, Veröffentlichen und Testläufe setzen im Space das Recht „Workflows verwalten" voraus.
Womit er startet
Der Trigger entscheidet, wann der Ablauf losläuft. Möglich sind ein Zeitplan, ein Webhook aus einem eigenen System, der manuelle Start per Klick oder ein Ereignis aus einer angebundenen Integration – etwa eine eingehende E-Mail, eine Erwähnung in einem Chat oder ein neues Ticket.
Typische Einsätze: eingehende Anfragen auslesen, klassifizieren und beantworten, zu jedem Termin ein Vorbereitungsdokument anlegen oder einen zeitgesteuerten Bericht erzeugen und versenden.
Freigeben und nachlesen
Ein Workflow muss nicht durchlaufen. Mehrstufige Verarbeitung mit menschlicher Freigabe gehört ausdrücklich zu seinen Einsatzbereichen: An der Stelle, an der eine Entscheidung fällt, hält der Ablauf an und wartet auf einen Menschen.
Was gelaufen ist, steht unter „Ausführungen": vergangene Läufe samt Filtern, daneben die Registerkarte „Integrationen" mit den Verbindungen zu externen Diensten. So bleibt nachvollziehbar, was die Automation wann getan hat.
Was im Video gesagt wird
Der gesprochene Text des Videos, Abschnitt für Abschnitt.
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Manche Arbeit wiederholt sich. Jeden Tag, in derselben Reihenfolge.
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Anfrage lesen, einordnen, weiterleiten, ablegen. Von Hand, immer wieder.
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Ein Workflow hält diesen Ablauf fest: ein Auslöser und die Schritte danach.
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Der Auslöser ist ein Zeitplan, eine eingehende Nachricht oder ein Klick. Danach läuft der Ablauf allein.
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Und wo eine Entscheidung hingehört, wartet er auf Ihre Freigabe. Jeder Lauf bleibt nachlesbar.
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Workflows in skai. Mehr dazu auf unserer Website.
Die Funktion Schritt für Schritt
Das ausführliche Tutorial zeigt jeden Klick in der Anwendung.