Datenschutzerklärung für die App skai Meeting Notes

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die mobile App skai Meeting Notes (Android und iOS) verarbeitet, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung für unsere Websites und die skai-Plattform. Bei Widersprüchen gilt für die App diese Erklärung.

Stand: 29. Juli 2026

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung

Anbieter der App ist die:

CodeFabrik GmbH
Konrad-Adenauer-Ring 24
49074 Osnabrück
Deutschland

Tel.: +49 541 44011060
E-Mail: [email protected]

Für die Bereitstellung und den Betrieb der App selbst sind wir Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Die App wird über den Zugang einer Organisation genutzt (Arbeitgeber, Behörde, Kunde). Für die Inhalte, die dabei verarbeitet werden – also Aufnahmen, Transkripte und Protokolle – ist die jeweilige Organisation Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Inhalte ausschließlich in deren Auftrag und nach deren Weisung als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen der Organisation und der CodeFabrik GmbH. Wenn Sie wissen möchten, wie lange Ihre Organisation Aufnahmen aufbewahrt oder wer darauf zugreifen darf, wenden Sie sich an die dort für Datenschutz zuständige Stelle.

2. Welche Daten die App verarbeitet

a) Audioaufnahmen

Die App nimmt Besprechungen über das Mikrofon Ihres Geräts auf. Die Aufnahme startet und endet ausschließlich durch Ihre Bedienung. Es gibt keine Aufnahme im Hintergrund ohne sichtbaren Aufnahmezustand und keine Dauerüberwachung des Mikrofons.

b) Bereits vorhandene Medien- und Bilddateien

Sie können stattdessen oder zusätzlich vorhandene Audio- und Videodateien auswählen sowie Bilder (z. B. Fotos von Whiteboards, Screenshots, Folien) als Anhang zu einer Aufnahme hochladen.

c) Transkript und Protokoll

Aus der Aufnahme entstehen ein Transkript (Volltext, nach Möglichkeit mit Sprecher-Trennung) und daraus ein strukturiertes Protokoll mit Titel, Kapiteln, Abschnitten und einer Tabelle der zentralen Aussagen, Beschlüsse und Aufgaben. Diese Inhalte können personenbezogene Daten der Gesprächsteilnehmer und dritter, im Gespräch erwähnter Personen enthalten.

d) Konto- und Zuordnungsdaten

Zur Anmeldung und Zuordnung verarbeiten wir Ihre Zugangsdaten und Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Rollen und Berechtigungen) sowie die Angaben, die Sie zu einer Aufnahme machen: Thema, Space, Sprache, Vorlage.

e) Technische Protokolldaten

Beim Zugriff auf unsere Server entstehen technische Protokolldaten (Zeitpunkt, IP-Adresse, App-Version, Betriebssystemversion, Fehler- und Statusmeldungen). Sie dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen.

3. Mikrofonberechtigung

Die App benötigt die Berechtigung für den Mikrofonzugriff, um Besprechungen aufnehmen zu können. Ohne diese Berechtigung lässt sich die Aufnahmefunktion nicht nutzen; das Hochladen bereits vorhandener Dateien bleibt möglich. Sie können die Berechtigung jederzeit in den Systemeinstellungen Ihres Geräts widerrufen.

4. Speicherung auf dem Gerät

Eine Aufnahme wird zunächst lokal auf Ihrem Gerät gespeichert, im app-eigenen, vom Betriebssystem geschützten Speicherbereich. Das erlaubt es, ohne Netzverbindung aufzunehmen und die Übertragung später fortzusetzen. Nach erfolgreicher Übertragung und Verarbeitung können Sie die lokale Datei in der App löschen. Wenn Sie die App deinstallieren, werden die lokal gespeicherten Daten mit entfernt; bereits an den Server übertragene Aufnahmen und Protokolle bleiben davon unberührt.

5. Übertragung an unsere Server und Verarbeitung dort

Transkription und Protokollerstellung finden nicht auf dem Gerät statt, sondern auf Servern der skai-Plattform. Dazu wird die Aufnahme über eine mit TLS verschlüsselte Verbindung an die skai-Instanz Ihrer Organisation übertragen. Dort läuft die Verarbeitung in mehreren Schritten ab: Konvertierung der Mediendatei, Transkription (Speech-to-Text, mit Sprecher-Trennung), Erstellung des Protokolls und Extraktion der Informationstabelle.

Wo diese Server stehen, hängt vom Betriebsmodell Ihrer Organisation ab:

• Cloud-Betrieb: Hosting in Deutschland bei der IONOS SE.
• On-Premises-Betrieb: Betrieb vollständig in der Infrastruktur Ihrer Organisation. In diesem Fall verlassen Aufnahmen, Transkripte und Protokolle deren Umgebung nicht.

Aufnahmen, Transkripte und Protokolle werden nicht zum Training oder zur Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet, weder von uns noch von den eingesetzten Dienstleistern. Es findet keine Auswertung zu Werbezwecken statt. Die App enthält keine Werbung.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben die in der App verarbeiteten Daten nicht zu eigenen Zwecken an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Zugriff erhalten:

• die Nutzer innerhalb Ihrer Organisation, die nach den dort gesetzten Rollen und Space-Berechtigungen zugriffs- berechtigt sind;
• Dienstleister, die uns beim Hosting und Betrieb der Plattform unterstützen (im Cloud-Betrieb: IONOS SE, Deutschland);
• Anbieter der eingesetzten Sprach- und KI-Modelle für Transkription und Protokollerstellung, soweit im Betriebsmodell Ihrer Organisation vorgesehen;
• unsere Mitarbeiter im Support, ausschließlich anlassbezogen auf Anforderung Ihrer Organisation und im erforderlichen Umfang.

Alle Dienstleister sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO zu Vertraulichkeit, Zweckbindung und angemessenen Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet. Die vollständige, aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Ihrer Organisation und kann jederzeit unter [email protected] angefordert werden.

Sofern dabei Daten in ein Drittland außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen werden, stellen wir geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO sicher, insbesondere Standardvertragsklauseln.

7. Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung und Nutzung der App, Aufnahme, Transkription und Protokollerstellung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Nutzungsverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Verhältnis zu Personen, die nicht selbst Nutzer sind. Im Auftragsverhältnis richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Festlegung Ihrer Organisation als Verantwortlicher, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder lit. e DSGVO, bei Beschäftigten zusätzlich § 26 BDSG.
• Technische Protokolldaten, IT-Sicherheit, Fehlersuche: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Soweit für einen Verarbeitungsschritt eine Einwilligung eingeholt wird: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Aufnahme anderer Personen – Ihre Verantwortung als Nutzer

Wenn Sie ein Gespräch aufnehmen, betrifft das nicht nur Sie, sondern alle Beteiligten. Bitte beachten Sie:

• Informieren Sie alle Teilnehmer vor dem Start über die Aufnahme und ihren Zweck und holen Sie deren Zustimmung ein.
• Das Aufnehmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Zustimmung der Beteiligten ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB) und in anderen Rechtsordnungen ähnlich geregelt.
• In Beschäftigungsverhältnissen können zusätzlich Mitbestimmungsrechte des Betriebs- oder Personalrats und interne Regelungen Ihrer Organisation gelten.
• Nehmen Sie keine Inhalte auf, für die Ihnen die Befugnis fehlt, etwa Gespräche mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, ohne dass die Voraussetzungen dafür vorliegen.

Für die Zulässigkeit einer Aufnahme ist die Organisation als Verantwortlicher zuständig, in deren Auftrag Sie die App nutzen. Wir stellen die technische Funktion bereit und prüfen die Inhalte nicht.

9. Speicherdauer und Löschung

• Auf dem Gerät: bis Sie die Aufnahme in der App löschen oder die App deinstallieren.
• Auf dem Server: bis die Aufnahme, das Transkript oder das Protokoll gelöscht wird, entweder durch Sie in der App bzw. in skai oder durch Ihre Organisation. Zusätzlich gelten die Löschfristen, die Ihre Organisation als Verantwortlicher festgelegt hat, sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten, soweit sie greifen.
• Technische Protokolldaten: werden nach kurzer Zeit gelöscht, sobald sie für Betrieb und Sicherheit nicht mehr benötigt werden.
• Kontodaten: bis zur Beendigung des Zugangs durch Ihre Organisation.

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Aufnahmen und Protokolle sowie Ihres Kontos verlangen. Wenden Sie sich dazu an die für Ihren skai-Zugang zuständige Stelle in Ihrer Organisation oder an [email protected]. Wir geben ein Löschverlangen unverzüglich an den Verantwortlichen weiter bzw. setzen es auf dessen Weisung um.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten, insbesondere:

• Übertragung ausschließlich TLS-verschlüsselt; ruhende Daten werden, soweit angemessen, mit branchenüblichen Verfahren verschlüsselt.
• Speicherung auf dem Gerät im geschützten app-eigenen Bereich, getrennt von anderen Apps.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte, Prinzip der geringsten Privilegien, starke Authentifizierung für administrative Zugriffe.
• Mandantentrennung: Daten verschiedener Organisationen sind logisch voneinander isoliert.
• Protokollierung und Überwachung sicherheitsrelevanter Zugriffe, Prozesse zur Erkennung und Behebung von Sicherheitsvorfällen.
• Sorgfältige Auswahl und vertragliche Bindung von Auftragsverarbeitern, Vertraulichkeitsverpflichtung und Schulung unserer Mitarbeiter.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Betreffen diese Rechte Inhalte, die wir im Auftrag einer Organisation verarbeiten, richten Sie Ihr Anliegen bitte an diese Organisation. Sie können sich auch an uns wenden; wir leiten die Anfrage dann an den Verantwortlichen weiter.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz Niedersachsen.

12. Kinder

Die App richtet sich an berufliche Nutzer und nicht an Kinder. Wir erheben nicht bewusst Daten von Kindern.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen der App oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar; das Datum am Anfang zeigt den Stand.

14. Kontakt

Fragen zum Datenschutz in der App richten Sie an:

CodeFabrik GmbH, Konrad-Adenauer-Ring 24, 49074 Osnabrück
E-Mail: [email protected]
Tel.: +49 541 44011060